Die Akteneinsicht beim Jugendamt stellt eine besondere Form der Auskunft über personenbezogene Daten dar.

1. Solange das Kind mit dem Jugendamt in Kontakt steht, stellt dies ein konkretes Verwaltungsverfahren dar. Für das betroffene Kind besteht sodann ein Anspruch auf Akteneinsicht gemäß § 25 SGB X. Nach § 25 Abs. 1 SGB X hat das Jugendamt Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist.
2. Die Ablehnung  einer Akteneinsicht nach § 25 SGB X stellt ein Verwaltungsakt (VA) dar. Ein solcher Verwaltungsakt kann zwar nach § 33 Abs. 2 Satz 1 SGB X auch mündlich erlassen werden, er ist jedoch schriftlich zu bestätigen, wenn hieran ein berechtigtes Interesse besteht und die Betroffenen dies unverzüglich verlangen (§ 33 Abs. 2 Satz 2 SGB X), um beispielsweise einen rechtsmittelfähigen Bescheid zu erhalten. Die Weigerung eines Jugendamtes, eine solche Bestätigung zu erteilen, wäre selbst rechtswidrig.
3. Die Gewährung von Akteneinsicht nach Abschluss des Jugendamtsverfahrens steht im pflichtgemäßen Ermessen des Jugendamts. Als Voraussetzung für die Gewährung von Akteneinsicht ist ein rechtliches Interesse derjenigen Person, die Akteneinsicht beantragt. Zusätzlich ist im Rahmen der Ermessensentscheidung zu berücksichtigen, dass allerdings auch hier die Gewährung von Akteneinsicht unterbleiben muss, wenn und soweit die in dem Vorgang enthaltenen Daten wegen der überwiegenden berechtigten Interessen der übrigen Beteiligten des (Alt-)Verfahrens („schutzwürdige Belange“) geheim gehalten werden müssen (vgl. insoweit auch § 83 Abs. 4 Nr. 3 SGB X).
4. Außerhalb eines Jugendamtsverfahrens haben Betroffene, deren personenbezogene Daten durch das Jugendamt erhoben und verarbeitet werden, einen Anspruch auf Akteneinsicht nach § 61 Abs. 1 SGB VIII in Verbindung mit § 83 SGB X. Zwar enthält § 83 SGB X dem Wortlaut nach nur eine Regelung zur Auskunft. Da jedoch die Akteneinsicht eine der möglichen Formen der Auskunftserteilung ist, kann der Anspruch Betroffener auf Auskunft von der verantwortlichen Stelle auch durch die Gewährung von Akteneinsicht erfüllt werden. Die Betroffenen haben insoweit einen Anspruch auf eine ermessensfehlerfreie Entscheidung der verantwortlichen Stelle hinsichtlich der Form der Auskunftserteilung. Die Akteneinsicht ist nach § 83 Abs. 2, 3 und 4 SGB X möglicherweise eingeschränkt. Auch wenn die Auskunft in Form der Akteneinsicht nach § 83 Abs. 7 SGB X unentgeltlich ist, so kann der Leistungsträger gleichwohl Auslagenersatz verlangen, falls nach erfolgter Akteneinsicht Kopien von der gesamten Akte, wie auch von einzelnen Blättern verlangt werden.

Rechtsgrundlage Akteneinsicht Jugendamt

§ 25 SGB X  [Sozialgesetzbuch X]: Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz Akteneinsicht durch Beteiligte

(1) ¹Die Behörde hat den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. ²Satz 1 gilt bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nicht für Entwürfe zu Entscheidungen sowie die Arbeiten zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung.

(2) ¹Soweit die Akten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse eines Beteiligten enthalten, kann die Behörde statt dessen den Inhalt der Akten dem Beteiligten durch einen Arzt vermitteln lassen. ²Sie soll den Inhalt der Akten durch einen Arzt vermitteln lassen, soweit zu befürchten ist, dass die Akteneinsicht dem Beteiligten einen unverhältnismäßigen Nachteil, insbesondere an der Gesundheit, zufügen würde. ³Soweit die Akten Angaben enthalten, die die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit des Beteiligten beeinträchtigen können, gelten die Sätze 1 und 2 mit der Maßgabe entsprechend, dass der Inhalt der Akten auch durch einen Bediensteten der Behörde vermittelt werden kann, der durch Vorbildung sowie Lebens- und Berufserfahrung dazu geeignet und befähigt ist. ⁴Das Recht nach Absatz 1 wird nicht beschränkt.

(3) Die Behörde ist zur Gestattung der Akteneinsicht nicht verpflichtet, soweit die Vorgänge wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen geheim gehalten werden müssen.

(4) ¹Die Akteneinsicht erfolgt bei der Behörde, die die Akten führt. ²Im Einzelfall kann die Einsicht auch bei einer anderen Behörde oder bei einer diplomatischen oder berufskonsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland erfolgen; weitere Ausnahmen kann die Behörde, die die Akten führt, gestatten.

(5) ¹Soweit die Akteneinsicht zu gestatten ist, können die Beteiligten Auszüge oder Abschriften selbst fertigen oder sich Ablichtungen durch die Behörde erteilen lassen. ²Soweit die Akteneinsicht in eine elektronische Akte zu gestatten ist, kann die Behörde Akteneinsicht gewähren, indem sie Unterlagen ganz oder teilweise ausdruckt, elektronische Dokumente auf einem Bildschirm wiedergibt, elektronische Dokumente zur Verfügung stellt oder den elektronischen Zugriff auf den Inhalt der Akte gestattet. ³Die Behörde kann Ersatz ihrer Aufwendungen in angemessenem Umfang verlangen.

Rechtsgrundlage für einen Akteneinsichts-Anspruch in einem jugendhilferechtlichen Verwaltungsverfahren ist grundsätzlich  § 25 Absatz 1 Satz 1 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch – Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz – (SGB X). Danach hat das Jugendamt den Beteiligten Einsicht in die das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist. Nach § 25 Absatz 1 Satz 1 SGB X richtet sich der Akteneinsichtsanspruch auf „die das Verfahren betreffenden Akten“. Hierunter ist nach ober- und höchstrichterlicher Rechtsprechung (nur) ein laufendes Verwaltungsverfahren zu verstehen.

Normzweck

Die Vorschrift vermittelt allen Beteiligten einen Rechtsanspruch auf Akteneinsicht. Dieses Recht wird teilweise als ein Aspekt des Anspruchs auf rechtliches Gehör angesehen. Die Akteneinsicht dient aber nur der Information der Beteiligten über den Sach- und Rechtsstand eines Verwaltungsverfahrens. Ob und Wie ein Beteiligter sich zur Sache äußert, ist allenfalls mittelbar davon bestimmt, dass er sich durch Akteneinsicht informieren kann.

§ 25 SGB dient der Verwirklichung eines effektiven Rechtsschutzes, indem die Beteiligten schon in einem Verwaltungsverfahren ihre Rechte effektiv verfolgen oder verteidigen können. Zwar betrifft das grundrechtsgleiche Recht aus Art. 19 Abs. 4 GG das Verhältnis des Bürgers zur Justiz, aber bereits im Verwaltungsverfahren können sich die Betroffenen nur sachgerecht „beteiligen“, wenn sie über den Sach- und Streitstand informiert sind. Es werden noch weitere Grundrechte herangezogen, um das Recht auf Einsicht in die Jugendamts-Akten zu begründen, wie zum Beispiel die Menschenwürde, das Rechtsstaatsprinzip, die Kontrolle der Vollständigkeit und Wahrhaftigkeit der das Jugendamtsverfahren betreffenden Informationen.

Das Recht auf Akteneinsicht ergänzt und verwirklicht den Anspruch auf Anhörung nach § 24 SGB, indem für den Beteiligten die Möglichkeit besteht, sich mittels Akteneinsicht einen Überblick über die Sach- und Rechtslage zu verschaffen und sich mittels den so verschafften Informationen qualifiziert zu den für die Entscheidung erheblichen Tatsachen im Anhörungsverfahren zu äußern. Das Akteneinsichtsrecht verschafft dem Beteiligten daher die notwendigen Kenntnisse, um sinnvoll und effektiv das Anhörungsrecht wahrzunehmen und so auf den Ausgang des Verfahrens Einfluss zu nehmen. Insofern gewährt das Akteneinsichtsrecht, auch als Prinzip der Aktenöffentlichkeit bezeichnet, dem Beteiligten Waffengleichheit mit dem Jugendamt und ist – wie das Anhörungsrecht – Ausdruck eines fairen Verwaltungsverfahrens. Mittels des Akteneinsichtsrechts kann das Anhörungsrecht aus § 24 SGB effektiv wahrgenommen werden. Das Akteneinsichtsrecht eines am Verwaltungsverfahren Beteiligten besteht grundsätzlich nur während des Verwaltungsverfahrens. Nicht Beteiligte können ebenfalls ein Akteneinsichtsrecht beantragen, welches das Jugendamt nach pflichtgemäßem Ermessen zu bescheiden hat. Außerhalb des Verwaltungsverfahrens kann es nach pflichtgemäßem Ermessen gewährt werden, wenn ein rechtliches Interesse substantiiert dargelegt wird. Einer Einsichtnahme in die Akten oder Teile der Akten kann insbesondere ein Geheimhaltungsinteresse entgegenstehen. Das kann bspw. der Fall sein, wenn Sachverhalte nicht durch das Jugendamt sondern durch einen Informanten aufgedeckt wurden. Ein verweigertes Akteneinsichtsrecht kann grds. nicht isoliert mittels Klage geltend gemacht werden.

Berechtigte

Ein Recht auf Einsichtnahme in die das Verfahren betreffenden Akten besteht nur, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen der Beteiligten erforderlich ist. Das „rechtliche Interesse“ ist vom „berechtigten Interesse“ zu unterscheiden. Der Begriff „berechtigtes Interesse“ ist weit auszulegen und erfasst jedes öffentliche oder private schutzwürdige Interesse rechtlicher, wirtschaftlicher oder ideeller Art. Ein rechtliches Interesse eines Beteiligten ist hingegen gegeben, wenn die Einsichtnahme dem Zwecke dient, die Voraussetzungen für ein rechtlich relevantes Verhalten nach dem Ergebnis der Einsichtnahme zu klären oder eine gesicherte Grundlage für die Verfolgung eines Anspruchs zu schaffen. Deshalb können Teile einer Akte dem Beteiligten vorenthalten werden, wenn für ihn diese Teile für die Verfolgung seiner rechtlichen Interessen nicht von Bedeutung sind.

Maßstab für die Überprüfung der Erforderlichkeit der Akteneinsicht ist die Möglichkeit, dass eine Einsichtnahme für die Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen notwendig ist. Das Akteneinsichtsrecht ist bereits dann erforderlich, wenn es bei vernünftiger Betrachtung nicht überflüssig, willkürlich oder rechtsmißbräuchlich ist, sondern zweckdienlich erscheint. Die Einsichtnahme in eine Akte eines „parallelen Falles“, Musterfalles uä ist „nicht erforderlich“.

Umfang und Grenzen

Die Akten umfassen alle ein Verwaltungsverfahren betreffenden Unterlagen; das sind auch die beigefügten oder beigezogenen Unterlagen, zum Beispiel Röntgenbilder. Die Gesamtheit der Schriftstücke und Dokumente, die im Verfahren des Antragstellers vom Jugendamt angefertigt oder beigezogen wurden, kann eingesehen werden. Ausgenommen sind Unterlagen i.S.d. Abs. 1 S. 2 sowie nach Abs. 3 geheim zu haltende Teile der Akten. In einem Verwaltungsverfahren, das durch einen Antrag nach § 44 SGB ausgelöst wird, ist die Einsicht auch in Akten des Verfahrens zu gewähren, in dem der Verwaltungsakt erlassen wurde, dessen Rücknahme begehrt wird. Im Gegensatz zu den Regelungen des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) eröffnet § 25 Abs. 1 SGB nur ein Akteneinsichtsrecht in die das Verfahren betreffenden Akten und dies wiederum nur soweit, wie deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Der Anspruch auf Akteneinsicht bedeutet das Lesen und die Einsichtnahme der das Verfahren betreffenden Akten, die der Sozialleistungsträger zum Verwaltungsverfahren beigezogen hat. Der Begriff „Akte“ umfasst neben der Papierakte auch alle Aufzeichnungen und Unterlagen, ua auch in elektronischer Form. Dazu gehören also bspw. Gutachten, Zeugnisse, Berichte, Zeichnungen, Pläne, Filme, Fotos, Tonbänder oder EDV-Programme. Das Recht auf Akteneinsicht erstreckt sich auch auf sog beigezogene Akten, die die verfahrensleitende Jugendbehörde von anderen öffentlichen Stellen angefordert hat, um sie für die Sachentscheidung zu verwenden. Das Jugendamt ist verpflichtet, alle für die Entscheidung relevanten Unterlagen, ggf aus mehreren an verschiedenen Orten befindlichen Akten, zusammenzutragen. Denn der Beteiligte darf bei gewährter Akteneinsicht davon ausgehen, dass ihm alle vorhandenen das Verfahren betreffenden Unterlagen vorgelegt werden, auch wenn sie getrennt voneinander aufbewahrt werden.

Rechtliche Interessen

Ein Anspruch auf Akteneinsicht besteht nur, soweit rechtliche Interessen dies erfordern (Abs. 1 S. 1 Hs. 2). Maßgebend ist, ob die Akteneinsicht objektiv für den Beteiligten zur Wahrung seiner rechtlichen Interessen dienlich sein kann. Das Tatbestandsmerkmal der Erforderlichkeit ist weit auszulegen. Die Stellung als Beteiligter indiziert in aller Regel das rechtliche Interesse. Ein rechtliches Interesse ist vor allem dann gegeben, wenn die Einsicht bezwecken soll, eine tatsächliche Unsicherheit über ein Rechtsverhältnis zu klären, ein rechtlich relevantes Verhalten zu prüfen oder eine gesicherte Grundlage für die Verfolgung eines Anspruchs zu erhalten. Demgegenüber ist der Begriff des „berechtigten Interesses“ weiter, da er nur ein nach vernünftiger Erwägung durch die Sachlage gerechtfertigtes Interesse erfordert, das rechtlicher, wirtschaftlicher oder auch ideeller Natur sein kann.

§ 25 Abs 1 S 1 SGB stellt den Anspruch auf Akteneinsicht unter den Vorbehalt, dass die Kenntnis des Akteninhalts zur Geltendmachung oder zur Verteidigung rechtlicher Interessen erforderlich ist. Erforderlichkeit ist zu bejahen, wenn die Beteiligten mit der beabsichtigten Einsichtnahme eine tatsächliche Unsicherheit über ein bestehendes Rechtsverhältnis klären wollen, um anschließend das eigene Verhalten oder relevantes Vorbringen nach dem jeweiligen Ergebnis der Einsichtnahme auszurichten. Allein die Sicht des Jugendamts ist nicht maßgeblich. Allerdings umfasst das Recht auf Akteneinsicht grundsätzlich keinen Anspruch auf Auskunft und Beratung. Ein derartiger Anspruch bemisst sich nach den dafür bestehenden allgemeinen Vorschriften, zB §§ 14, 15 SGB I, und kann das Verfahren der Akteneinsicht allenfalls begleiten oder daran anschließen. Das rechtliche Interesse kann nur im Zusammenhang mit einem anhängigen Verfahren bestehen. Die Einschränkung des Einsichtsrechts auf das rechtliche Interesse soll bewirken, dass die Jugendbehörde die Akteneinsicht verwehren kann, wenn die Beteiligten an der Kenntnis des Akteninhalts überhaupt kein eigenes Interesse haben, die Akteneinsicht der Interessenwahrung somit nicht dienlich ist. Ein nur ideelles oder wirtschaftliches Interesse, soweit dieses losgelöst vom rechtlichen Interesse erkennbar wird, ist nicht ausreichend.

Das Jugendamt ist grundsätzlich nicht verpflichtet, die Beteiligten auf das ihnen zustehende Recht auf Akteneinsicht hinzuweisen. Eine solche Handlung kann aber im Einzelfall im Rahmen der Beratungspflicht nach § 14 SGB I geboten sein, wenn erst dieser Hinweis rechtsunkundige Beteiligte in die Lage versetzen würde, von ihrem Anhörungsrecht sinnvollen Gebrauch zu machen und von weiterem Fehlverhalten Abstand zu nehmen.

Ausnahmen wegen Geheimhaltungsinteresse

Gem. § 25 Abs. 3 SGB ist das Jugendamt zur Gestattung der Akteneinsicht nicht verpflichtet, soweit die Vorgänge wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Person geheim gehalten werden müssen. Die Vorschrift soll den Informationszugang über das Akteneinsichtsrecht verhindern, wenn die Informationen schützenswert sind oder ein Geheimhaltungsinteresse besteht, weil es sich zB um besonders sensible oder vertrauliche Angaben handelt. Als berechtigte Interessen kommen ua die Intimsphäre, das allgemeine Persönlichkeitsrecht, Rechtsangelegenheiten Dritter oder Betriebsgeheimnisse in Betracht. Nicht erfasst werden die Interessen des Antragstellers, denn diesem gegenüber kann das Jugendamt hinsichtlich seiner persönlichen Verhältnisse keine Geheimnisse haben.

Durchführung

Gem. § 25 Abs. 4 S. 1 SGB ist die Einsicht in die Jugendamtsakten im Regelfall bei der Jugendbehörde zu nehmen, die die Akten führt. Ausnahmsweise kann die Einsicht auch bei einer anderen Behörde erfolgen; weitere Ausnahmen kann das Jugendamt, die die Akten führt, gestatten (§ 25 Abs. 4 S. 2 SGB). Aktenführend und damit ggf. anspruchsverpflichtend ist diejenige Behörde, die die rechtliche Verfügungsgewalt über die ihr im Rahmen ihrer behördlichen Tätigkeit zugegangenen Informationen hat. Soweit die Akten temporär an andere Behörden (zB Aufsichtsbehörden), Staatsanwaltschaften oder Gerichte weitergereicht wurden, besteht das Akteneinsichtsrecht weiterhin bei der „aktenführenden Behörde“. Die insoweit abgebende Behörde fertigt daher (bzw. sollte daher) – zumindest auszugsweise – ihrerseits Kopien von der Akte anfertigen. Auf diese Weise ist ein zumindest teilweises Akteneinsichtsrecht noch möglich; darüber hinaus bleibt der Behörde der Akteninhalt erhalten, und zwar auch dann, wenn die Originalakte ausnahmsweise verloren geht bzw. nicht wieder auffindbar ist.

Das Jugendamt hat die Akten dem Beteiligten vorzulegen, ist aber weder zu Erläuterungen noch zu Auskünften verpflichtet. Nach § 25 Abs. 5 S. 1 SGB X hat der Beteiligte das Recht, Auszüge oder Abschriften der Akte selbst zu fertigen oder sich Ablichtungen (Kopien) durch die Behörde erteilen zu lassen. Zwar hat der Beteiligte keinen Anspruch darauf Ablichtungen selbst vorzunehmen. Es dürften jedoch keine Bedenken bestehen, dass sich der Beteiligte – auf seine Kosten – Kopien erstellt. Auf Antrag des Beteiligten hat das Jugendamt die Verpflichtung, Ablichtungen (Kopien) anzufertigen. Der Antrag ist bei der aktenführenden Jugendbehörde zu stellen und kann formlos erfolgen. Gem. § 25 Abs. 5 S. 3 SGB X kann das Jugendamt Ersatz ihrer Aufwendungen in angemessenem Umfang verlangen. Als Aufwendungsersatz kommt eine Anlehnung an die Regelung des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes in Frage (nach § 2 Abs. 2 RVG iVm Anl. 1 Teil 7 RVG werden aktuell für die ersten 50 Seiten 0,50 EUR und für jede weitere Seite 0,15 EUR erhoben). Oftmals verzichtet das Jugendamt bei nicht allzu umfänglichen Kopien auf die Erhebung von Gebühren. Insbesondere bei Leistungsberechtigten nach dem SGB II und SGB XII, die lediglich existenzsichernde Leistungen erhalten, wird es angezeigt sein, auf einen Aufwendungsersatz zu verzichten. Denn u.a. hat die mögliche Erhebung von Gebühren „nur“ den Zweck, missbräuchliche Anträge auf Anfertigung von Kopien umfangreicher Akten zu unterbinden.

Das Jugendamt kann für die ersten 50 Seiten 0,50 EUR und für jede weitere Seite 0,15 EUR erheben.

I.R.d. Ermessens kann die aktenführende Jugendbehörde auch entscheiden, dass eine Einsichtnahme an einem anderen Ort als der der Behörde vorgenommen wird (§ 25 Abs. 4 S. 2 letzter Hs. SGB X). In der Praxis werden daher Akten regelmäßig den bevollmächtigten Rechtsanwälten befristet zur Verfügung gestellt, so dass diese von dem Akteneinsichtsrecht in deren Kanzlei Gebrauch machen können. Im Widerspruchsverfahren ist die Regelung des § 84a SGG zu beachten. Danach soll § 25 Abs. 4 SGB im Vorverfahren nicht gelten. Auf diese Weise soll die nach den Vorstellungen des Gesetzgebers nur ausnahmsweise vorgesehene Aktenüberlassung an Rechtsanwälte und Bevollmächtigte im Widerspruchsverfahren gelockert werden, so dass regelmäßig der Rechtsanwalt die Akten überlassen bekommen soll. Ein Anspruch darauf besteht allerdings nicht. Das Ermessen kann sich allerdings reduzieren, wenn das Jugendamt in ständiger Verwaltungspraxis die Akten (an Rechtsanwälte) versendet und kein sachlicher Grund (Unzuverlässigkeit des Rechtsanwalts hinsichtlich der Rücküberlassung der Akten durch zB Fristüberschreitungen, Verlust einer Akte in der Vergangenheit bei Übersendung der Akte an den fraglichen Rechtsanwalt) für ein Abweichen von der Verwaltungspraxis existiert. Werden die Akten überlassen, sind etwaige Manipulationsversuche (zB durch Ergänzung oder Entfernen entscheidungserheblicher Unterlagen) zu verhindern. Zu diesem Zweck werden die Akten vor Überlassung durchnummeriert. Werden Akten dem Beteiligten zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt, ist im Einzelfall zu entscheiden, ob die Einsichtnahme unter Aufsicht erfolgt.

Beginn und Ende der Akteneinsicht

Akteneinsicht kann frühestens mit Beginn des Jugendamtsverfahrens gewährt werden, da oft erst danach die das Jugendamtsverfahren betreffende Akte angelegt und geführt wird. Das Jugendamtsverfahren endet mit dem Erlass eines Verwaltungsakts (VA) oder Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrags. Ist ein Jugendamtsverfahren abgeschlossen, besteht für die früheren Beteiligten kein Anspruch auf Akteneinsicht nach § 25 SGB. Das Jugendamt kann aber dem früheren Beteiligten nach ihrem Ermessen Akteneinsicht gewähren. Ggf. kann ein früherer Beteiligter ein neues Jugendamtsverfahren anstrengen, um so einen Anspruch auf Einsicht in die früheren VerwAkten zu erlangen, was zum Beispiel durch einen Antrag nach § 44 SGB X erreicht werden kann.

Außerhalb eines Jugendamtsverfahrens

Das Jugendamtsverfahren erstreckt sich  in der Regel über mehrere Jahre. Manchmal sogar wenn das Kind bereits volljährig geworden ist. Sollte jedoch kein Kontakt mehr mit dem Jugendamt bestehen, ist die Kinder- und Jugendhilfe beendet, ist auch das Jugendamtsverfahren abgeschlossen.

Außerhalb eines Jugendamtsverfahrens oder Vorverfahrens besteht kein Anspruch auf Akteneinsicht. Die Gewährung von Akteneinsicht setzt auch hier ein rechtliches Interesse voraus (arg e Abs. 1 Satz 1 Hs. 2 SGB); teilweise wird ein „berechtigtes Interesse“ als ausreichend angesehen. Jedenfalls kann für ein Recht von früheren Beteiligten auf Akteneinsicht keine höhere Anforderung gelten (s Abs. 1 S. 1 SGB) als für das Akteneinsichtsrecht Dritter, weshalb auch diese nur aufgrund eines in der Rechtsordnung begründeten Interesses Akteneinsicht erhalten können. Außerhalb des Jugendamtsverfahrens steht die Entscheidung über Akteneinsicht im Ermessen des Jugendamts. Dritten kann das Jugendamt nur mit Zustimmung aller Beteiligten und unter Beachtung der Regelungen über Sozialdatenschutz Akteneinsicht erteilen (Abs. 3 iVm § 67  ff. SGB). Die Befugnis einer Behörde, Dritten gegenüber Daten offenbaren zu dürfen, begründet nicht schon einen Anspruch des Dritten auf Akteneinsicht. Insoweit bleibt es vielmehr beim Ermessen der Behörde.

Besonderheiten des Akteneinsichtsrechts

Nach § 25 Abs. 2 S. 1 SGB wird es dem Jugendamt im Rahmen einer Ermessensentscheidung überlassen, ob Sie den Akteninhalt über einen Arzt oder einen besonders geeigneten Bediensteten vermitteln lässt. Eine solche Vorgehensweise kommt in Frage, wenn die Akten Angaben über gesundheitliche Verhältnisse eines Beteiligten enthalten. Eine „Vermittlung“ des Akteninhalts kommt auch dann in Frage, wenn die Akte Angaben enthält, die die Entwicklung und Entfaltung der Persönlichkeit des Beteiligten beeinträchtigen könnte (§ 25 Abs. 2 S. 3 SGB). Ist zu befürchten ist, dass der Beteiligte einen gesundheitlichen Nachteil erleiden könnte, soll der Inhalt der Akten durch einen Arzt vermittelt werden (§ 25 Abs. 2 S. 2 SGB). Dies wäre zB denkbar, wenn die Akte ärztliche Gutachten über schwere Erkrankungen oder die voraussichtliche Lebensdauer des Beteiligten enthalten. Das Akteneinsichtsrecht des Beteiligten wird allerdings durch diese Regelung nicht eingeschränkt (§ 25 Abs. 2 S. 4 SGB). Sofern der Beteiligte das Jugendamt um Akteneinsicht ersucht, ist diesem uneingeschränkt zu entsprechen.

Verfahrensrecht und Rechtsschutz

Wird das Akteneinsichtsrecht ohne ausreichenden Grund verweigert oder übt das Jugendamt ihr Ermessen fehlerhaft aus (zB bei einem Antrag nach Abschluss des Verwaltungsverfahrens), liegt ein Verfahrensfehler vor. Ein solcher Fehler kann in analoger Anwendung des § 41 Abs. 1 Nr. 3 SGB X geheilt werden.

Nach § 44a VwGO können Rechtsbehelfe gegen behördliche Verfahrenshandlungen nur gleichzeitig mit den gegen die Sachentscheidung zulässigen Rechtsbehelfen geltend gemacht werden. Die Norm findet im sozialgerichtlichen Verfahren analog Anwendung. Wird demzufolge das Akteneinsichtsrecht verwehrt, ist die Entscheidung über den Ausschluss der Akteneinsicht zwar ein Verwaltungsakt; er kann aber als Verfahrenshandlung grds. nicht selbständig angefochten werden (§ 44a VwGO analog), sondern nur zusammen mit der Entscheidung in der Sache. Ein nach rechtswidriger Versagung der Akteneinsicht erlassener Verwaltungsakt ist zwar isoliert anfechtbar, kann aber nicht allein wegen der rechtswidrigen Versagung vom Gericht aufgehoben werden, wenn offensichtlich ist, dass die Verletzung des Akteneinsichtsrechts die Entscheidung in der Sache nicht beeinflusst hat (vgl. § 42 VwGO). Bei Ermessensentscheidungen kann hingegen immer eine andere Entscheidung in der Sache getroffen werden, so dass es nicht darauf ankommt, ob die rechtswidrige Versagung der Akteneinsicht entscheidungserheblich ist.

Rechtsschutz gegen Entscheidung über Akteneinsicht Jugendamt

Die Gewährung der Akteneinsicht ist für den, dem sie gewährt wird, schlicht hoheitliches Handeln. Die Ablehnung der Akteneinsicht ist dagegen ein Verwaltungsakt, da über die Einsichtnahme ausdrücklich ablehnend und mit Außenwirkung entschieden wird. Für andere Beteiligte oder Dritte, deren Interessen berührt werden, ist die Gewährung von Akteneinsicht ein Verwaltungsakt mit Drittwirkung.

Schon bisher war nach überwiegender Auffassung trotz Fehlens einer dem § 44a VwGO entsprechenden Vorschrift angenommen worden, die Ablehnung der Akteineinsicht könne nicht selbstständig, sondern nur mit der abschließenden Sachentscheidung angefochten werden. Durch Art. 7 Nr. 4 des BUK-NOG ist nunmehr § 56a SGG in Kraft getreten, der dies nun ausdrücklich so regelt. Nach Abschluss eines Jugendamtsverfahrens besteht nur noch ein Anspruch auf eine ermessensfehlerfreie Entscheidung des Jugendamts über den Antrag auf Gewährung von Akteneinsicht.

Zur nachträglichen Heilung des Verfahrensmangels durch eine zu Unrecht verweigerte Akteneinsicht trifft § 41 SGB X keine Regelung. Nach § 42 S. 1 SGB X kann die Aufhebung eines wegen verweigerter Akteneinsicht rechtswidrigen Verwaltungsakt nicht verlangt werden, wenn offensichtlich ist, dass dies die Entscheidung in der Sache nicht beeinflusst hat. Wird die Akteneinsicht verweigert, kann nur die abschließende Verwaltungsentscheidung mit dem zulässigen Rechtsbehelf angegriffen werden; denn die Entscheidung der Verwaltung über die Gewährung der Akteneinsicht ist behördliche Verfahrenshandlung, für deren gerichtliche Überprüfung § 44 a VwGO einschlägig ist, wonach das Verwaltungsverfahren nicht durch isolierte Anfechtung einzelner Verfahrenshandlungen erschwert oder verzögert werden soll. Die rechtswidrige Verweigerung der Akteneinsicht hat die formelle Rechtswidrigkeit und damit die Anfechtbarkeit des in dem betroffenen Verfahren ergangenen Verwaltungsakts zur Folge. In einem Verfahren, das ausschließlich um die Rechtmäßigkeit der Verweigerung einer Akteneinsicht geführt wird, ist der die Akteneinsicht ablehnende Verwaltungsakt selbstständig anfechtbar.

Entscheidung des Jugendamts

Die Gewährung von Akteneinsicht stellt in der Regel behördliches Verwaltungshandeln, und nur wenn die näheren Modalitäten (zB nach Abs 2) zuvor geregelt werden, einen Verwaltungsakt dar. Die Ablehnung der Akteneinsicht ist immer ein Verwaltungsakt.

Verfahrensfehler bei Ablehnung

Hat das Jugendamt unbegründet die Akteneinsicht verweigert, liegt ein Verfahrensfehler vor, der die anschließende Bescheidung über das Hauptbegehren rechtswidrig macht. Wegen der Sachnähe des Einsichtsrechts zu dem Recht auf rechtliches Gehör ist der Verfahrensfehler jedoch wie die Anhörung nach § 24 SGB X zu behandeln und somit in entsprechender Anwendung des § 41 Abs 1 Nr 3 VwGO heilbar. In entsprechender Anwendung des § 42 S 2 SGB X kann deshalb auch die Aufhebung eines Verwaltungsakts begehrt werden, wenn die Akteneinsicht nicht wirksam nachgeholt worden ist.

Rechtsschutz

Die Rechtsprechung des BSG beurteilt die Möglichkeit, gegen die Ablehnung der Jugendamt Akteneinsicht vorzugehen, zweigeteilt. Werde Akteneinsicht außerhalb eines konkreten Verwaltungsverfahrens beantragt, könne die Verweigerung isoliert mit der Anfechtungsklage angefochten werden. Der Anspruch sei dann allerdings – entgegen dem auf eine Verpflichtung zur Auskunftserteilung gerichteten Klagebegehren – auf eine Entscheidung nach pflichtgemäßem Ermessen beschränkt.

Für laufende Verwaltungsverfahren wird hingegen vertreten, dass das Recht auf Akteneinsicht nur Verfahrenshandlungen innerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens betrifft, dessen abschließende Verwaltungsentscheidung der gerichtlichen Überprüfung unterliegt und in deren Rahmen dann auch über die Rechtmäßigkeit der Verfahrenshandlung – nur – gleichzeitig mit dem gegen die Sachentscheidung zulässigen Rechtsbehelf entschieden werden kann. Begründet wird das mit dem Rechtsgedanken des § 44a VwGO, der aus prozessökonomischen Gründen den Beteiligten zumute, zunächst das Ergebnis des Verfahrens abzuwarten.

Diese Zweiteilung erscheint kritikwürdig, weil sie die herausragende Bedeutung der Akteneinsicht im Rahmen eines effektiven Rechtsschutzes nach Art. 19 Abs. 4 GG verkennt. Das Hinausschieben des Rechtsschutzes auf einen Zeitpunkt nach Beendigung des Verwaltungsverfahrens vereitelt die Möglichkeit und die Rolle der Betroffenen, aktiv bei der Gestaltung ihrer Verfahren (und nicht der Verfahren der Behörde) mitzuwirken und steht in Widerspruch zur Möglichkeit der isolierten Überprüfung außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens. Es ist in der Konsequenz nicht nachvollziehbar, warum das Einsichtsrecht im laufenden Verfahren einen schwächeren Rechtsschutz verdienen soll als außerhalb eines Verwaltungsverfahrens. Der Hinweis auf § 44a VwGO bzw jetzt § 56a SGG ist nicht überzeugend. Auch § 1 IFG will einen umfassenden und wirksam durchsetzbaren verfahrensunabhängigen Zugang zu behördlichen Informationen gewährleisten. Aus diesem Grunde bleibt die Ablehnung der Akteneinsicht durch das Jugendamt selbständig anfechtbar, weil sonst die Beteiligten potenzielle Rechtsnachteile (zB im Hinblick auf die Mitwirkung und Mitgestaltung des Verfahrens) zu befürchten haben, die der zeitlich verschobene Rechtschutz nicht vollständig kompensieren könnte. Wenn die Einrichtung einem kirchlichen Träger hat

Akteneinsicht bei freien Trägern der Jugendhilfe

Da Vereine der Kinder- und Jugendhilfe keine Behörden sind, ist die ordentliche Gerichtsbarkeit vor dem Amtsgericht gegeben. Rechtsgrundlage ist § 810 BGB.

Akteneinsicht bei kirchlichen Jugendeinrichtungen

Auch bei Kinderheimen von kirchlichen Einrichtungen kann Akteneinsicht gestellt werden. Der Privatrechtsweg (Zivilrecht Amtsgericht) ist auch nicht deshalb verschlossen, weil das Jugendheim eine karitative Einrichtung der evangelischen / katholischen Kirche einer Kirche zuzuordnen ist. Kirchen sind nach Artikel GG Artikel 140 GG i.V. mit Art. WRV Artikel 137 WRV nicht staatlichem Recht unterworfen, soweit es um die Regelung ihrer inneren Angelegenheiten geht. Auch innerkirchliches Handeln unterliegt aber dann der Überprüfung durch staatliche Gerichte, soweit es Außenwirkungen in den öffentlichen oder gesellschaftlichen Bereich hat.

Akteneinsicht eines Kindes hat eine solche Außenwirkungen, wenn es um die Einsicht in hierbei entstandene Akten geht. Deshalb ist der Weg vor die staatlichen Gerichte selbst dann eröffnet, wenn im Hinblick auf das Akteneinsichtsrecht datenschutzrechtliche Bestimmungen des Datenschutzgesetzes der Evangelischen / Katholischen Kirche  zu beachten sind und der Datenschutz zu den inneren Angelegenheiten einer Kirche gehören sollte. In dem Fall der Außenwirkung richtet sich der Rechtsweg nach den allgemeinen Regeln, also nach der Rechtsnatur des geltend gemachten Rechtsschutzbegehrens. Missbrauch findet vor allem dort statt, wo keine Transparenz herrscht. Da kirchliche Einrichtungen sehr intransparent sind, ist es jedoch sehr unwahrscheinlich Akteneinsicht von einer kirchlichen Einrichtung zu bekommen. Ein Versuch ist es jedoch allemal wert.

 

 

 

 

Musterantrag auf Akteneinsicht nach dem Informationsfreiheitsgesetz